Sistema de Gestión Documental
Autora: Licda. Abby Arias
La Gestión Documental
Es una herramienta que ha evolucionado de la mano con la humanidad y desde hace décadas se lleva aplicando el uso del control de documentos en la conservación, aplicación y ejecución de la información empresarial que le permite a los usuarios la inmediatez del uso de la información por medio de los datos conservados en diferentes sistemas según la época de estudio.
Esto ha forzado a las organizaciones a comprender, crear y ejecutar asertivamente la Gestión Documental avanzada, para la integración de los documentos internos y externos en un formato especifico, ya sea en papel o electrónicos según sea la herramienta que se utilice.
Veamos algunos conceptos que son la base estructural de la Gestión Documental segùn la RAE
Dato: Por sí mismo no constituye información, es el procesamiento de los datos lo que nos proporciona información.
> Información: Es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje.
> Documento: Engloba todo tipo de documentación escrita, como los procesos de adminsitraciòn, notas, actas, informes, acuerdos, contratos, facturas, expedientes, formularios, etc.
> Registro: Hace referencia a varios artículos.
> Gestión: Acción o trámite que, junto con otros, se lleva a cabo para conseguir o resolver una cosa.
> Sistema: Conjunto ordenado de normas y procedimientos que regulan el funcionamiento de un grupo o colectividad.
> Gestión Documental: El conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
Procesos del Sistemas de Gestiòn Documental
1 El archivo: Del latín archivium, Segùn la RAE existe el local que es donde se custodian documentos públicos o particulares ( semipúblicos, comerciales o particulares ), estos documentos se contienen en carpetas, guías, etc., en un archivo fisico.
2 Existe el Servicio Especializado o de Archivo, cuya misión consiste en recibir, clasificar, custodiar y faciliar los documentos.
3. Lo que permite archivar y Gestionar la información de forma documentada, de una manera ordenada y útil hacièndola lógica y eficaz que permita la localización de la forma más rápida cuando se necesite.
El archivo de gestión: Es el que realiza directamente por el colaborador o funcionario en su puesto de trabajo. En este el número de consultas de este archivo es muy amplio y los documentos archivados pueden provenir de otros organismos o bien han sido entregados directamente por terceros. El funcionario es el responsable directo del uso y archivo de la informaciòn. Esta informaciòn debe estar en tiempo oportuno sin que sirva el archivo como un lugar permanente de almacenamiento, debièndose enviar los documentos a otros puestos de trabajo para que siga el trámite correspondiente.
¿ Como se conserva de la información ?, conservar la documentación transferida, custodiarla en las mejores condiciones de seguridad y orden adecuado ha llevado a que las organizaciones creen principios básicos para la conservaciòn, transferencia y ejecuciòn del conocimiento e informaciòn.
4 Asegurar la perdurabilidad material de los documentos.
o Mantenimiento y control de las instalaciones del archivo ( edificios, instalaciones eléctricas, estanterías, etc )
5. Planes de contingencia en medidas preventivas contra los factores de deterioro, destrucción o desaparición de los documentos, como control de humedad, incendio, robo, etc.
o Restauraciòn, resguardo de los documentos fisicos y electrònicos para evitar el deterioro.
o Reproducciòn, accesibilidad e inducciòn de la informaciòn historica.
¿ para qué registramos la informaciòn ?, la finalidad del registro es el control de todos los documentos que entran y/o salen de los diferentes departamentos de la organizaciòn, para brindar el conocimiento a las personas en su gestiòn laboral.
o Registro general: es el registro de la correspondencia. Consiste en anotar toda comunicación tanto de entrada como de salida que se establezca con el exterior, puede ser de dos tipos:
o Registro general de entrada.- se hará el correspondiente asiento de todo escrito que se reciba, y se pueden utilizar dos procedimientos:
o de registro único: un libro para los diferentes departamentos de un mismo órgano.
o de registro múltiple: un libro por cada departamento de la misma entidad que reciba correspondencia.
o Registro general de salida.- se anotará la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o a particulares. Pueden utilizarse procedimiento de registro único o múltiple.
La documentaciòn Eficaz en una organizaciòn los documentos tienen una función de valor para ser utilizados en el momento oportundo con la certeza de que la informaciòn es clara, consisa y oportuna para la toma de decisiones.
Podemos mencionar las normas, la creación, los usos y la distribuciòn de los documentos:
1. Normas: Será emitida y firmada por el personal directivo, estas se establecen a través de ella y son de carácter de obligatoriedad para todo el personal.
2. Usos: Dictar instrucciones de carácter permanente o temporal para todo el personal.
3. Distribuciòn: Se debe conservar.
1 El archivo: Del latín archivium, Segùn la RAE existe el local que es donde se custodian documentos públicos o particulares ( semipúblicos, comerciales o particulares ), estos documentos se contienen en carpetas, guías, etc., en un archivo fisico.
2 Existe el Servicio Especializado o de Archivo, cuya misión consiste en recibir, clasificar, custodiar y faciliar los documentos.
3. Lo que permite archivar y Gestionar la información de forma documentada, de una manera ordenada y útil hacièndola lógica y eficaz que permita la localización de la forma más rápida cuando se necesite.
El archivo de gestión: Es el que realiza directamente por el colaborador o funcionario en su puesto de trabajo. En este el número de consultas de este archivo es muy amplio y los documentos archivados pueden provenir de otros organismos o bien han sido entregados directamente por terceros. El funcionario es el responsable directo del uso y archivo de la informaciòn. Esta informaciòn debe estar en tiempo oportuno sin que sirva el archivo como un lugar permanente de almacenamiento, debièndose enviar los documentos a otros puestos de trabajo para que siga el trámite correspondiente.
¿ Como se conserva de la información ?, conservar la documentación transferida, custodiarla en las mejores condiciones de seguridad y orden adecuado ha llevado a que las organizaciones creen principios básicos para la conservaciòn, transferencia y ejecuciòn del conocimiento e informaciòn.
4 Asegurar la perdurabilidad material de los documentos.
o Mantenimiento y control de las instalaciones del archivo ( edificios, instalaciones eléctricas, estanterías, etc )
5. Planes de contingencia en medidas preventivas contra los factores de deterioro, destrucción o desaparición de los documentos, como control de humedad, incendio, robo, etc.
o Restauraciòn, resguardo de los documentos fisicos y electrònicos para evitar el deterioro.
o Reproducciòn, accesibilidad e inducciòn de la informaciòn historica.
¿ para qué registramos la informaciòn ?, la finalidad del registro es el control de todos los documentos que entran y/o salen de los diferentes departamentos de la organizaciòn, para brindar el conocimiento a las personas en su gestiòn laboral.
o Registro general: es el registro de la correspondencia. Consiste en anotar toda comunicación tanto de entrada como de salida que se establezca con el exterior, puede ser de dos tipos:
o Registro general de entrada.- se hará el correspondiente asiento de todo escrito que se reciba, y se pueden utilizar dos procedimientos:
o de registro único: un libro para los diferentes departamentos de un mismo órgano.
o de registro múltiple: un libro por cada departamento de la misma entidad que reciba correspondencia.
o Registro general de salida.- se anotará la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o a particulares. Pueden utilizarse procedimiento de registro único o múltiple.
La documentaciòn Eficaz en una organizaciòn los documentos tienen una función de valor para ser utilizados en el momento oportundo con la certeza de que la informaciòn es clara, consisa y oportuna para la toma de decisiones.
Podemos mencionar las normas, la creación, los usos y la distribuciòn de los documentos:
1. Normas: Será emitida y firmada por el personal directivo, estas se establecen a través de ella y son de carácter de obligatoriedad para todo el personal.
2. Usos: Dictar instrucciones de carácter permanente o temporal para todo el personal.
3. Distribuciòn: Se debe conservar.
o Original, donde se emite el conocimiento y se transfiere.
o Copias: se distribuyen a gerentes, supervisores, operativos y otros, para su control e información para ser utilizada y hacerl del conocimiento y la observación de los
subordinados.
Manuales, procedimientos e instructivos: A este momento de la documentaciòn eficaz de la organizaciòn se debe registrar, y dar a conocer institucionalmente como:
subordinados.
Manuales, procedimientos e instructivos: A este momento de la documentaciòn eficaz de la organizaciòn se debe registrar, y dar a conocer institucionalmente como:
o Las políticas y normas contenidas en las circulares, se tendrá como fundamento para realizar los ajustes operativos de los sistemas vigentes o la emisión de nuevos manuales en los casos que así se requieran.
o Cada supervisor que reciba un Manual, Instructivo o
Procedimiento, deberá dar a conocer y comentar con su personal asignado el
contenido de dicho instrumento.
o Deben ser mantenidos bajo la custodia y responsabilidad de
los Supervisores a quienes se les entregan dichos instrumentos.
o Sistemas de
Gestiòn Documental: Brindan mejoras
importantes en el control y portan considerables reducciones de tiempo de
búsqueda, manipulación y ahorro de gastos, muy significativos en nuestros
procesos adminsitrativos. Estos sistemas, son sofisticados que incluyen objetos
multimedia como imágenes, audio, video, plataformas, software, que permiten la
documentaciòn digital y con mayor inmediatez.
o Software de
Gestiòn Documental: Son todos aquellos
programas de ordenador creados para la gestión de grandes cantidades de
documentos, que rastrean y almacenan documentos electrónicos o imágenes de
documentos en papel. Estos documentos no tienen una organización clara de sus
contenidos, al contrario de lo que suele suceder con la información almacenada
en una base de datos.
Para el uso de la informaciòn, documentarla y gestionar el conocimiento empresarial se debe tomar en cuenta:
> Workflow y ( flujo de trabajo ) Gestión Documental: Permite especificar cada paso de un proceso de negocio, con sus actividades y dependencias relacionadas y los departamentos y roles involucrados. Además podemos definir avisos automáticos que se activen dependiendo de actividades y eventos que se producen a lo largo del proceso. Todo ello, además de reducir el tiempo empleado en la administración de las tareas, minimiza la probabilidad de olvidos y fallos en el proceso.
Otro
punto importante es mirar hacia el final del ciclo de vida de un documento y
poder definir qué “destino” toma cierta
documentación después de un tiempo determinado. ¿Quién recuerda cuándo se borran, archivan, etc.? En
muchos casos estás tareas se pueden automatizar completamente.
> Beneficios de la Gestión Documental: Al implementar los sistemas, se debe definir ciertas politicas que beneficien tanto a la organización como al usuario de la información.
o
Control sobre quién puede acceder a
los documentos, en qué momento, y qué actividades puede efectuar sobre las
mismas.
o
Acceso centralizado y sencillo a
toda la documentación relevante de la empresa y posibilidad de colaboración de varias
partes en un mismo documento.
o
Seguridad,
no sólo a la hora de controlar el acceso, sino también en la custodia y copias
de seguridad que supone la adopción de las nuevas tecnologías y bases de datos.
o
Ahorro de
tiempo, a la hora de buscar la documentación, y de costes en su gestión y
almacenamiento.
o
Reducción de redundancias como
duplicidad de documentos, fotocopias, grabaciones de datos.
o
Agilidad
y automatización de las tareas administrativas con la
creación de flujos de trabajo (workflows) que permiten integrar documentos y procesos de
negocio en un entorno controlado y actividades claramente definidas
y monitorizadas.
o
Intercambio de documentos
en formato electrónico entre empresas, incluyendo el formato estándar XML y la
verificación con certificados y firmas digitales.
o
Para
no olvidar el “efecto secundario” positivo de
la mayor satisfacción de los clientes internos
y externos.
Referencias
ARAD, A. y BELL, L.: “Descripción archivista: un sistema general.” En
Boletín del ADPA, 2-3, 1977-1978.
BEDIA, R.:
“Registro de documentos, archivo y recuperación electrónica: el mundo de la
imagen en la gestión de expedientes. Nuevas tecnologías en aplicaciones tradicionales.”
En XI Jornadas Informática y Administración Local. Zaragoza: FEMP, 1989.
MESTRE, J. F.:
“El derecho de acceso a archivos y registros administrativos. (Análisis del
artículo 105.b) de la Constitución). Madrid: Civitas, 1993.
PESCADOR, M. C.: “El archivo. Instrumentos de trabajo.” Madrid: Norma, 1986.
Pixelware:
https:// sistemas-gestion-documental/
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